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Evernote en tant qu'outil GTD basé sur le cloud

Cueilleur de pommes
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Bien que travailler avec des tâches et la méthode GTD soit généralement le domaine des plateformes Mac et iOS, il n'est pas toujours possible de trouver une application adaptée qui soit également multiplateforme, il faut donc parfois improviser. Un de nos lecteurs a proposé une solution intéressante pour l'entreprise en utilisant l'application de prise de notes Evernote et a décidé de la partager avec nous.

Comment ça a commencé

Les tâches augmentent, le temps diminue et le papier pour prendre des notes ne suffit plus. J'ai déjà essayé plusieurs fois de passer au formulaire électronique, mais jusqu'à présent, cela a toujours échoué car le papier était toujours "plus rapide" et vous connaissez certainement la merveilleuse sensation de pouvoir rayer ce que vous avez bu. votre sang plusieurs fois.

La rapidité d'organisation et de saisie, où que je me trouve, s'avère donc absolument essentielle, du moins pour moi. J'ai traversé une période de papier sur le bureau, de fichiers avec des notes, de programmes locaux comme Task Coach, de tentatives d'utilisation d'un système central de suivi des demandes pour les notes personnelles, mais à la fin j'ai toujours pris un crayon A4 + et j'ai ajouté et ajouté, barré et ajouté...
J'ai découvert que je n'étais pas seul dans une entreprise avec des exigences similaires, alors mon collègue et moi nous sommes assis plusieurs fois, avons rassemblé les exigences et cherché, testé. Qu'exigeions-nous pour les propriétés importantes de notre « nouveau papier » ?

Nouvelles exigences système

  • Vitesse d'entrée
  • Synchronisation dans le cloud : notes toujours avec vous sur tous les appareils, partage possible avec d'autres
  • Multiplateforme (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Clarté
  • Possibilité de créer un lien avec l'e-mail
  • Options pour les pièces jointes
  • Une solution de calendrier
  • Se connecter avec système de suivi des demandes dans l'entreprise et les personnes extérieures à notre système
  • La possibilité de raccourcis clavier dans le système
  • La stabilité
  • Recherche facile

Mes débuts avec Evernote

Après une vaine recherche du Saint Graal, nous avons commencé à essayer Evernote, il m'a inspiré à le faire tento clánek. Ce n'est pas une solution idéale, certains défauts ne sont apparus qu'après une utilisation intensive, mais il gagne toujours sur le papier, et au cours du dernier mois d'utilisation, les mises à jour ont résolu beaucoup de problèmes.

Evernote et GTD

  • DES CAHIERS (Blocs) j'utilise pour les catégories de notes comme favoris, privé, technologie, support, base de connaissances, tâches réelles, inclassable a saisissez BOÎTE DE RÉCEPTION.
  • MOTS CLÉS Je l'utilise à nouveau pour leurs priorités. L'absence de calendrier (j'espère que les développeurs le résoudront avec le temps) est remplacée par un tag iCal_ÉVÉNEMENTS, où j'ai saisi des notes qui sont également dupliquées dans le calendrier. Alors quand je les croise, je sais qu'ils sont attrapés et je m'occupe d'eux dès que le rappel apparaît. Je n'ai pas encore pensé à une autre solution. Les références sont des notes pour le futur type "quand je cherche quelque chose pour le prochain projet". OK, c'est la suppression de la tâche terminée.
  • Les projets plus grands ont leur propre cahier, les plus petits, je les résous uniquement sur une seule feuille et les insère cases à cocher. Les lettres et chiffres au début permettent de sélectionner facilement la catégorie donnée lors de la création d'une note (il suffit d'appuyer sur la touche "1" et Entrer) et assurent également le tri.
  • Je passe l'aperçu par défaut à Tous les cahiers Une étiquette Aujourd'hui, un collègue utilise une balise supplémentaire pour cela au plus vite (dès que possible) pour distinguer l'importance au cours d'une journée, mais pour mon style de travail, ce n'est généralement pas nécessaire.

Ce qu'Evernote a apporté

Vitesse d'entrée

  • Sous Mac OS X, j'ai des raccourcis clavier pour : Nouvelle note, Coller le presse-papiers dans Evernote, Découper le rectangle ou Windows dans Evernote, Découper en plein écran, Rechercher dans Evernote).
  • Je l'utilise le plus Nouvelle note (CTRL+CMD+N) une Coller le presse-papiers dans Evernote (CTLR+CMD+V). ce raccourci clavier insère également un lien vers l'adresse e-mail ou Web d'origine dans la note, si je l'utilise par exemple dans un client de messagerie ou un navigateur.
    sous Android se trouve un widget permettant de saisir rapidement de nouvelles notes.
  • Les carnets nouvellement créés s'adapteront automatiquement à moi BOÎTE DE RÉCEPTION, si j'ai le temps, j'attribuerai maintenant le bon carnet et la bonne balise de priorité, sinon je trierai plus tard, mais la tâche ne sera pas perdue, elle est déjà enregistrée.

Synchronisation dans le cloud

  • Les notes, y compris les pièces jointes, sont synchronisées avec le stockage cloud Evernote, la limite du compte gratuit est de 60 Mo/mois, ce qui semble suffisant pour les textes et les images occasionnelles. J'ai donc toujours la dernière version sur mon téléphone, mon ordinateur ou sur le site Internet.
  • Il en va de même pour un collègue avec qui je partage certains de mes ordinateurs portables. Il les voit sous l'onglet partagé, ou sur le site internet dans son compte. La version payante permet également d'éditer des carnets partagés, si leur propriétaire le permet.
  • Vous pouvez créer un lien Web vers un cahier ou une note donnée et l'envoyer à une tierce personne par e-mail. Elle peut ensuite enregistrer le lien sur son compte Evernote ou simplement y accéder depuis un navigateur sans se connecter (cela dépend des paramètres de droits de partage).
  • En parallèle, j'utilise les liens web comme pont entre l'entreprise système de suivi des demandes informer les autres sur l'état d'avancement d'une tâche donnée
  • Les notes sont sur le serveur, sous Mac OS X et Win elles sont toutes synchronisées, sur Android uniquement les en-têtes et le message donné n'est téléchargé qu'après son ouverture. Dans la version complète, des ordinateurs portables entièrement synchronisables peuvent être configurés.
  • Voici le premier défaut sérieux qu’il convient de mentionner et qui, espérons-le, sera résolu par des mises à jour au fil du temps. Evernote sur Windows  il ne peut pas connectez des ordinateurs portables partagés.

Approche multiplateforme

  • Application Mac OS X - peut exécuter toutes les fonctions de la version Web
  • Android - ne peut pas créer de blocs-notes partagés, sinon tout (y compris les pièces jointes, l'audio, les notes photo), un joli widget de bureau
  • iOS - peut tout faire sauf les piles de blocs-notes et n'a bien sûr pas de widget
  • Windows - ne peut pas créer de blocs-notes partagés, mais peut créer un dossier de surveillance de fichiers - fonctionnalité intéressante pour lancer automatiquement des notes dans le bloc-notes par défaut.
  • Il existe également sur les plateformes suivantes : Blackberry, WinMobile, Palm
  • L'interface complète d'Evernote est accessible depuis n'importe quel navigateur Internet
  • Option de lien vers un e-mail – si j'envoie un e-mail via un raccourci clavier vers Evernote, j'ai un lien local vers l'e-mail, au moins sous Mac OS X

Autres bénéfices

  • Option de pièce jointe – la version gratuite est limitée à 60 Mo/mois et aux pièces jointes images et PDF, la version payante offre 1 Go/mois et les pièces jointes dans n’importe quel format.
  • Se connecter à d'autres systèmes de l'entreprise et à des personnes extérieures à notre système à l'aide de liens Web n'est pas une solution parfaite, mais utilisable oui (ils doivent être créés via un accès Web, c'est pourquoi j'ai déjà des liens prêts à l'emploi dans mes favoris). Alternativement, la tâche donnée peut être envoyée par email directement depuis l'application, mais sans lien.
  • La possibilité de raccourcis clavier dans le système.
  • Stabilité - même dans des cas exceptionnels où il était nécessaire de répéter la synchronisation avec le serveur Evernote. Cependant, ce problème ne s'est pas produit récemment.
  • Recherche facile.
  • Une fonction intéressante de reconnaissance de texte grâce à la technologie OCR, voir l'image ci-dessous.

Ce qu'Evernote n'a pas apporté

  • Il n'a pas encore de calendrier (je le remplace par un tag iCal_ÉVÉNEMENTS).
  • Les notebooks partagés ne sont pas totalement étoffés (Windows, applications mobiles).
  • Différentes propriétés sur différentes plateformes.
  • Il ne peut pas résoudre les tâches tout seul :)

Evernote pour Mac (Mac App Store – Gratuit)

Evernote pour iOS (gratuit)

 

L'auteur de l'article est Tomas Pulc, édité par Michal Zdanský

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