Jiří Filip Message commercial : L'offre actuelle sur le marché en matière de systèmes de gestion pour petites entreprises est très large. Dans le même temps, choisir le bon logiciel est une décision très importante. Après tout, vous ne voulez pas découvrir dans quelques semaines que vous avez fait un choix inapproprié, passer à une autre application et former toute l'équipe dès le début. Alors, comment naviguer sur un marché encombré et choisir un logiciel qui évoluera avec vous tout en restant au courant des dernières tendances ?
Consultez nos conseils sur la façon de choisir le meilleur système pour votre entreprise et sur les exigences auxquelles un logiciel d’information doit répondre.
Pourquoi utiliser un système de gestion de petite entreprise ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise devrait utiliser un logiciel d'entreprise. Pas seulement les grandes entreprises, où il va de soi de maintenir une organisation dans l’ensemble de l’entreprise et dans toutes les équipes. Mais aussi pour les petites entreprises, où un tel outil de gestion d'entreprise peut être un outil puissant pour améliorer les processus de l'entreprise. Cela conduit à une augmentation de la compétitivité et du succès de l'entreprise à long terme..
Peut-être êtes-vous dans une situation où votre entreprise utilise déjà certains outils... un pour la facturation, un pour la communication, vous gérez la trésorerie dans Excel, dans l'autre Excel vous avez une liste de clients, un calendrier, des relevés et le reste sur papier . Si cette solution vous semble un peu chaotique, recherchez un système plus complet qui couvre la plupart de vos besoins de gestion d'entreprise en un seul endroit.
Les principales raisons pour lesquelles même les petites entreprises devraient mettre en œuvre un système de gestion d’entreprise :
- Améliorer l’efficacité et la productivité : Efficace système d'information d'entreprise permet l’automatisation des processus, la réduction des erreurs lors de la saisie ou de la copie manuelle des données et un gain de temps significatif. Cela conduit à une amélioration de l’efficacité et de la productivité des travailleurs et augmente les performances de l’entreprise.
- Meilleure gestion du temps : Un système de gestion d'entreprise facilite la planification et l'organisation du temps, des tâches et des projets, permettant aux employés de se concentrer davantage sur leur travail et de réduire le stress.
- Un partage et une gestion plus efficaces des informations: Un système d'information de gestion aide à gérer les données et les informations et permet un meilleur accès et un meilleur partage des données entre les différents départements et employés. Cela conduit à une meilleure collaboration entre les employés, et vous avez tous les documents importants au même endroit, ce qui signifie plus de recherche frénétique dans les papiers.
- Prise de décision plus précise et plus rapide : Le système de gestion de l'entreprise fournit des informations en temps réel sur l'état des projets et des activités de l'entreprise, permettant une prise de décision plus rapide et mieux informée.
- Réduction des coûts:Un système d'information pour les petites entreprises permet une meilleure planification et un meilleur contrôle des revenus et des dépenses et aide à identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits.
Quelles fonctions rechercher dans un système de gestion d'entreprise ?
Automatisation
Un système de gestion d'entreprise doit permettre l'automatisation des processus répétitifs ou des activités simples afin de minimiser les erreurs et la perte de temps sur les tâches répétitives. L'automatisation peut inclure, par exemple, la facturation récurrente, les rappels de paiement, l'envoi automatique d'e-mails, la génération de rapports ou créer des tâches ou des projets à partir de modèles. De cette manière, la charge pesant sur les employés peut être réduite, les erreurs peuvent être réduites et l'efficacité du travail peut être améliorée.
Stockage de données dans le cloud
L'utilisation du stockage de données dans le cloud peut permettre un partage de données plus facile et plus sûr au sein de l'entreprise, tout étant clairement au même endroit. Il permet également d'accéder aux données de n'importe où et à tout moment, ce qui augmente l'efficacité du travail et permet un échange rapide d'informations. Le stockage de données dans le cloud sera également apprécié par toutes les entreprises où les membres de l'équipe travaillent depuis un bureau à domicile, par exemple.
Gestion des tâches
Un logiciel de gestion d'entreprise doit permettre un suivi et une gestion faciles des tâches et de leurs délais. Cela peut inclure, par exemple, la planification et l'attribution de tâches, le suivi de l'état d'avancement des tâches et le rappel des tâches en attente. Grâce à cela, les membres de l'équipe peuvent répartir le travail plus efficacement, surveiller leur charge de travail et terminer toutes les tâches assignées à temps.
Gestion de projet
Le système de gestion de l'entreprise doit permettre une gestion de projet efficace, y compris la planification, la coordination et le suivi de l'avancement du projet. Cela inclut, par exemple, la planification budgétaire, l'efficacité et la rentabilité des projets. Un tel système permet à l’entreprise de mieux gérer ses projets et d’obtenir de meilleurs résultats et profits.
Idéalement, l'outil sélectionné devrait offrir plusieurs options de représentation graphique des projets, telles que des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt ou des aperçus tabulaires pour une visualisation claire des projets, des budgets, de l'affectation des tâches, du statut et de l'avancement.
CRM
Les logiciels d'entreprise doivent également inclure des outils de gestion de la relation client (CRM). Cela permet à l'entreprise de communiquer plus efficacement avec les clients et de mieux gérer leurs exigences.
Si le système vous permet d'aligner le CRM avec d'autres processus, tels que la gestion de projet, la facturation, la gestion des contrats ou la planification des flux de trésorerie, au sein d'une seule plateforme de gestion d'entreprise, vous pouvez voir vos clients dans une perspective à 360°.
Gestion de la charge de travail des salariés
La fonction de gestion de la charge de travail des employés vous aidera à répartir plus efficacement le travail entre les différents membres de l'équipe et ainsi à atteindre leur charge de travail optimale. Le système d'information de l'entreprise doit permettre de planifier le temps et les tâches de manière à ce qu'ils soient répartis équitablement et que les employés soient correctement chargés en fonction de leurs capacités et de leur performance au travail. En même temps, il faudrait le système est capable de surveiller la charge et, si nécessaire, proposer une solution adaptée, par exemple en redistribuant les tâches ou en augmentant le nombre de salariés dans l'équipe donnée. Il permettra d’augmenter la productivité et la satisfaction des employés, ce qui contribue au succès à long terme de l'entreprise.
Conseils pour choisir le meilleur logiciel pour les petites entreprises
Lorsque vous choisissez un logiciel pour petite entreprise, il est important d'identifier vos besoins et de tenir compte de votre budget.
Tenez également compte de la facilité de mise en œuvre et d'utilisation du logiciel, de la capacité d'intégration avec d'autres systèmes et logiciels, de l'application mobile et de la complexité des fonctionnalités.
1. Identifiez vos besoins :
Avant de commencer à chercher le bon logiciel, réfléchissez aux fonctions et fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.
Gardez à l’esprit que certains logiciels offrent des fonctionnalités spécialisées pour certaines industries, tandis que d’autres sont universels et peuvent être adaptés aux besoins de différentes industries.
2. Facilité d’installation et d’utilisation du logiciel :
Réfléchissez à la rapidité avec laquelle vous pouvez mettre en œuvre un nouveau logiciel dans votre entreprise et à sa facilité d'utilisation.
Trouver un logiciel doté d'une interface intuitive et d'une configuration facile peut permettre de gagner du temps et de minimiser la formation des employés. Idéalement, le logiciel propose des didacticiels en ligne et des vidéos de formation pour vous aider dans votre formation, ou propose des consultations où vous pouvez consulter sur la mise en œuvre du système dans votre entreprise.
3. Solutions avec fonctionnalité de gestion financière :
Une solution logicielle plus avancée dotée de fonctionnalités de gestion financière peut aider les petites entreprises à suivre et à gérer leurs opérations financières. Cela vous donnera un aperçu des revenus et des dépenses à l’heure actuelle et dans un avenir proche ou de l’exécution des budgets. Vous pouvez prédire l'évolution des flux de trésorerie pour les mois à venir, la rentabilité des projets et les points faibles où l'argent fuit inutilement dans l'entreprise.
4. Possibilité d'intégration avec d'autres systèmes et logiciels :
Déterminez quels autres logiciels vous utilisez et si le nouveau logiciel est compatible et peut être facilement intégré à d’autres systèmes. Une interface programmable (API) accessible est donc essentielle. Make est également une plate-forme d'intégration populaire, qui permet une intégration et une automatisation avancées.
La recherche d'un logiciel doté de fonctionnalités d'importation et d'exportation de données peut faciliter votre travail et minimiser la saisie manuelle des données.
5. Tenez compte de votre budget :
Lorsque vous choisissez un logiciel, tenez compte de votre budget et essayez de trouver une solution qui répond à vos besoins et qui soit abordable pour votre entreprise.
Soyez prudent lorsque vous comparez les devis et demandez-vous si les fonctionnalités supplémentaires valent le prix plus élevé. Une version d’essai gratuite devrait être une évidence.
6. L'application mobile comprend :
La disponibilité d'une version mobile du système de gestion d'entreprise vous permet, à vous et à vos employés, de rester connectés et réactifs en déplacement, quels que soient l'emplacement et l'équipement actuels. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de gérer des équipes et des activités hybrides et distantes.
Gardez à l’esprit que l’application mobile doit être simple à utiliser et disponible sur différents systèmes d’exploitation.
7. Fonctions de reporting complètes :
Une solution logicielle dotée de fonctions de reporting complètes peut aider les petites entreprises à surveiller et analyser vos performances commerciales, à surveiller l'efficacité de vos activités, projets et campagnes afin que vous puissiez réagir avec flexibilité aux situations émergentes.
Idéalement, votre logiciel d'entreprise vous fournira des informations précieuses sur votre performance financière, l'avancement des projets et des tâches, la capacité et l'utilisation des employés et bien plus encore. De plus, la solution avancée vous permet de créer vos propres rapports graphiques et de définir divers critères d'agrégation et de tri des données.
8. Fonction de communication des composants :
La recherche d'un logiciel doté de fonctionnalités de communication telles que des outils de chat ou le partage de fichiers peut aider les entreprises à gérer efficacement les communications internes.
En outre, la recherche d'un logiciel pouvant s'intégrer à d'autres outils de communication tels que les appels vidéo peut être utile pour faciliter la collaboration en équipe.
Déjà sélectionné ?
En tant que propriétaires de petites entreprises, nous avons beaucoup de choses à gérer et il n'est souvent pas facile de tout mettre en place. La bonne solution logicielle pour gérer votre entreprise peut vous donner un avantage considérable sur vos concurrents. Vous obtiendrez soudainement un aperçu des commandes et des tâches et de leurs délais, des clients et de la communication avec eux, des flux de trésorerie et de la charge de travail de chaque membre de l'équipe. Vous gagnerez beaucoup de temps passé sur des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Au lieu de cela, vous pouvez concentrer votre énergie sur l’innovation et les solutions qui font progresser votre entreprise.
Auteur : Caflou - Système de gestion tout-en-un pour petites et moyennes entreprises
Caflou vous aidera à gérer efficacement l'ensemble de l'entreprise et ses finances. Il vous permettra de suivre la trésorerie et de prédire son évolution future. Vous vous débarrasserez du travail de routine, réduirez le taux d’erreur, améliorerez le travail d’équipe et augmenterez les performances de l’entreprise. Le tout en un seul endroit. De n'importe où et à un prix abordable.
